Tin tức › Kinh nghiệm quản lý

Mỗi tháng mất 2-3 triệu tiền vật tư không rõ lý do: cách mình chặn đứng

Đội ngũ iSpa · 18/10/2026 · 4 phút đọc

Cuối tháng kiểm kho, mình phát hiện thiếu 3 chai serum vitamin C và 2 hộp mặt nạ collagen so với sổ nhập. Không ai nhận lấy, camera thì không quay được góc kho. Mình bù 1,8 triệu đồng tiền hàng từ tiền túi — và đó không phải lần đầu. Trung bình mỗi tháng spa mình "bốc hơi" 2-3 triệu đồng vật tư mà không rõ đi đâu. Bạn có đang mất tiền kiểu này không?

Thất thoát vật tư đến từ đâu?

Sau khi ngồi rà soát, mình tìm ra 3 lỗ hổng chính:

Không có định mức: mỗi kỹ thuật viên dùng một kiểu — người bóp serum 2 nhấn, người bóp 4 nhấn cho cùng một liệu trình. Không có chuẩn thì không ai sai, và hao hụt là đương nhiên.
Xuất kho bằng miệng: kỹ thuật viên vào kho tự lấy, không ghi chép. Cuối ngày không ai biết đã dùng bao nhiêu.
Không có cảnh báo tồn tối thiểu: đến khi hết hàng mới phát hiện, phải mua gấp giá cao hoặc hủy lịch khách.

Định mức vật tư: mỗi liệu trình tốn bao nhiêu, ghi rõ ra

Cách mình làm: với mỗi dịch vụ, ngồi cùng kỹ thuật viên trưởng đo đạc thực tế trong 1 tuần và chốt định mức. Ví dụ:

Chăm sóc da cơ bản 60 phút: 15ml serum, 1 miếng mặt nạ, 2 khăn mặt, 10ml toner.
Gội đầu dưỡng sinh 45 phút: 20ml dầu gội thảo dược, 10ml dầu xả, 1 khăn quấn đầu.
Massage body 90 phút: 30ml tinh dầu, 2 khăn tắm lớn.

Định mức này nhập lên hệ thống một lần. Từ đó, mỗi khi bán một liệu trình, kho tự trừ đúng số lượng định mức — không cần ai ghi chép, không phụ thuộc trí nhớ.

Cảnh báo tồn kho: hết hàng thì báo trước, đừng để hết mới biết

Với mỗi loại vật tư, mình đặt một mức tồn tối thiểu. Ví dụ serum vitamin C: khi còn dưới 5 chai, hệ thống báo ngay trên điện thoại của mình. Mình có 5-7 ngày để đặt hàng với giá tốt, thay vì phát hiện hết hàng vào sáng thứ bảy đông khách.

Con số thực tế: trước đây mỗi tháng mình có trung bình 4 lần "cháy hàng" phải mua gấp hoặc đổi lịch khách. Sau 3 tháng dùng định mức + cảnh báo: 0 lần.

Kiểm kê đối chiếu: 15 phút cuối tuần là đủ

Cuối tuần, mình mở báo cáo tồn kho trên điện thoại, đi một vòng kho đếm nhanh. Hệ thống hiện số lượng lý thuyết, mình nhập số lượng thực tế. Chênh lệch quá 5% ở món nào thì xem lại món đó — thường là do kỹ thuật viên mới chưa quen định mức, nhắc một lần là xong.

Việc kiểm kê từng tốn của mình 2 tiếng mỗi cuối tháng với sổ sách, giờ còn 15 phút mỗi tuần. Mà quan trọng hơn: từ ngày có định mức, tiền vật tư "bốc hơi" giảm từ 2-3 triệu/tháng xuống còn dưới 500.000đ — chủ yếu là hao hụt tự nhiên cho phép.

Bắt đầu từ 5 vật tư đắt nhất

Bạn không cần định mức hết kho ngay. Mình khuyên bắt đầu từ 5 loại vật tư đắt tiền nhất của spa — thường là serum, tinh dầu, mặt nạ cao cấp. Đo đạc, chốt định mức, theo dõi 1 tháng. Khi thấy tiền thất thoát giảm rõ rệt, bạn sẽ tự muốn làm tiếp cho cả kho.

Trên ispa.vn, bạn có thể dùng thử miễn phí tính năng kho định mức: nhập danh sách vật tư, gắn định mức cho từng liệu trình, bật cảnh báo tồn tối thiểu — và xem kho của bạn "sạch" dần từng tuần.